Procesy
Procesní minimum a ICP
Dvě navazující úrovně nastavení procesů. Procesní minimum pokrývá nejčastější situace firmy. ICP je propojený systém pro firmy s vyšší nebo rostoucí export-control potřebou.
Kdy je čas na proces
Podle čeho poznáte, že nejde o jednotlivý případ
- stejný typ problému se opakuje a firma pokaždé začíná od nuly,
- není jasné, kdo klasifikuje produkt, kdo prověřuje partnera a kdo uvolňuje zakázku,
- podklady jsou rozptýlené v e-mailech a nelze dohledat, proč byla transakce uvolněna,
- firma chce využívat licenční režim, který vyžaduje funkční ICP nebo doložení interních kontrol,
- roste počet kontrolovaných produktů, zemí, poboček nebo osob zapojených do exportu,
- audit nebo zákazník vyžaduje doložení export-control systému.
První úroveň
Procesní minimum exportní kontroly
Základní role, rozhodovací body, formuláře a evidence pro nejčastější situace firmy.
Pro koho
Pro firmy, které dosud řešily exportní kontrolu případ od případu a potřebují jasnou odpovědnost a kontrolní krok, ne převzatou administrativu.
Cílem je řešení, které odpovídá jejich produktům, rizikům a skutečnému provozu.
Co dodáte
- přehled produktů, typických obchodních případů a zemí,
- kdo dnes klasifikuje, prověřuje partnery a uvolňuje zakázky,
- existující formuláře, evidence a dokumenty,
- součinnost obchodu, techniky a logistiky při mapování procesu.
Co fyzicky dostanete
- mapu produktů, obchodních toků, rolí a skutečných rizik,
- popis základních rolí a odpovědností,
- rozhodovací body v průběhu obchodního případu s kontrolními kroky,
- formuláře pro opakující se situace,
- strukturu evidence, ze které je zpětně zřejmý postup,
- test na modelových nebo skutečných případech a cílené zaškolení.
Druhá úroveň
Nastavení nebo rozvoj ICP
Propojený systém odpovědností, postupů, školení, evidence a kontrol pro firmy s vyšší nebo rostoucí export-control potřebou.
Pro koho
Pro firmy, u kterých export-control potřeba roste — například vstupem do regulovaného dodavatelského řetězce, rozšířením vývozu a transferů nebo vstupem do režimu vojenského materiálu.
Nastavení může navazovat na procesní minimum, nebo na zjištění z posouzení konkrétního případu.
Co dodáte
- přehled produktů, obchodních toků, zemí, poboček a partnerů,
- existující postupy, směrnice, evidence a výsledky dosavadních kontrol,
- informace o licenčních režimech a povoleních, které firma využívá nebo potřebuje,
- zapojení vedení a odpovědných osob napříč útvary.
Co fyzicky dostanete
- rozdělení odpovědností napříč útvary a vyhodnocení skutečných rizik,
- postupy pro jednotlivé fáze obchodního případu — klasifikaci, prověření stran, konečné použití, licence a evidenci,
- cílená školení provozních útvarů,
- evidenci, kontrolní kroky a nápravná opatření,
- propojení jednotlivých částí do funkčního celku,
- test na modelových nebo skutečných případech a zaškolení před předáním.
Způsob práce
Jak procesy vznikají
Nezačíná se psaním směrnice, ale mapou produktů, obchodních toků, rolí a skutečných rizik firmy.
- každá povinnost má vlastníka, vstup, kontrolní krok, výstup a místo evidence,
- dokumentace odpovídá skutečnému procesu; proces se nepřizpůsobuje hotové šabloně,
- rozsah odpovídá provozu a charakteru obchodů — firma nepotřebuje stostránkový systém, ale jasno v tom, kdo co kontroluje, jak postupuje a kde se výsledek uloží,
- před předáním proběhne test na modelových nebo skutečných případech a cílené zaškolení.
Rozsah, cena a termín
Po etapách, s písemným vymezením
Procesní projekt se člení na etapy: diagnostika, návrh, implementace a ověření. Rozsah, cena, termín a potřebná součinnost se pro každou etapu vymezují písemně před jejím zahájením. Výsledkem je postup přiměřený velikosti firmy a charakteru jejích obchodů.
Co bude po projektu fungovat
- jasné rozdělení rolí a odpovědností,
- určené okamžiky, kdy musí být obchod nebo případ zastaven a prověřen,
- jednotný postup pro klasifikaci, screening, licence a konečné použití,
- dostupné pracovní formuláře, kontrolní body a evidence,
- proškolení pracovníci zapojených útvarů,
- dohledatelný způsob schvalování a ukládání výsledků.
Začněme mapou toho, co se ve firmě opakuje.
V prvním e-mailu stačí uvést, co firma vyváží nebo převádí, kdo dnes klasifikuje, prověřuje a uvolňuje zakázky, co se opakovaně nedaří a jaký výsledek od nastavení procesu očekáváte.
V prvním kontaktu neposílejte citlivé technické, osobní ani obchodní dokumenty.